Mail Merge Gambar

Bagaimana cara membuat data source untuk memasukkan gambar di mail merge? Ikuti langkah berikut ini:

• Buka Ms.Excel, lalu save terlebih dahulu file excel tesebut, kemudian tutup lalu buka kembali file excelnya.
• Posisikan file word, data source excel dan gambar/foto pada satu folder yang sama. Ini bertujuan agar mudah mengelolanya.

• Pada sel excel buatlah Hyperlink ke foto yang diinginkan,

 

• Simpan data source dan tutup

• Bukalah file word dan buat mail merge/mailings. Kita awali dengan Start mail merge, dan pilih Directory.

• Select recipients, use existing list

• Cari folder tempat data source excel berada.

• Insert merge field nama dan foto 

•  Blok tulisan «foto» lalu tekan Ctrl+F9 hingga muncul tanda {}

• Tambahkan tulisan MERGEFIELD seperti ini: { MERGEFIELD «foto»} 

•  Tekan lagi Ctrl+F9 sehingga menjadi seperti ini: {{ MERGEFIELD «foto»}} 

•  Tambahkan tulisan IF TRUE seperti ini: {IF TRUE{ MERGEFIELD «foto»}} 

•  Tekan Ctrl+F9 lagi dan menjadi : {{IF TRUE{ MERGEFIELD «foto»}}}

• Kemudian tambahkan INCLUDEPICTURE seperti ini: {INCLUDEPICTURE {IF TRUE{ MERGEFIELD «foto»}}} 

•  Dan terakhir ketik \d seperti ini: {INCLUDEPICTURE {IF TRUE{ MERGEFIELD «foto»}}\d}  

NB: Perlu diingat, {} tidak diketik secara manual, tetapi harus dengan Ctrl+F9.

• Aktifkan Preview Result, dan akan muncul tampilan Invalid Merge Field seperti gambar berikut, dan ikuti langkah seperti gambar

 

Setelah itu, gambar/foto akan tampil dan dapat bertukar sesuai dengan data base.

Ok, semoga tutorial ini bermanfaat. Saya akan memberikan contoh file yang sudah saya buat, silahkan download disini.

Mail Merge Dengan Format Angka

Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word 

 Ada satu permasalahan yang muncul di dokumen utama mail merge saat menggabungkan data dari Excel yang berupa angka. Saat ditampilkan di dokumen utama mail merge, yang semula di file excel Rp617.500,00 menjadi 617500 dan semua format berupa: pemisah angka ribuan dan desimal, simbol mata uang, dan persentase hilang. Namun, tidak perlu khawatir. Ada cara mudah agar format angka di Excel tidak hilang saat ditampilkan dalam mail merge.

Berikut cara menampilkan dan membuat mail merge format angka Excel.

- Buat terlebih dahulu file excel yang menggunakan format angka yang ingin di mail merge.

- Save file excel di tempat yang sama dengan file word yang akan di buat untuk memudahkan kita dalam mencari file databasenya.

- Buka Ms.Office Word

- Di dokumen Ms.Office Word, klik: 

• Tombol Microsoft Office Button dan pilih Word Options (Word 2007).

• Tab File dan pilih Options (Word 2010 dan 2013).

- Klik Advanced dan di bagian General, centang kotak Confirm file format conversion on open.
- Klik OK untuk menutup kotak dialog.
Selanjutnya kita akan menggabungkan dokumen utama dengan data source di Excel.
Pada Mailings tab, klik Select Recipients lalu pilih Use Existing List

- Cari lokasi file Excel pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik pada nama file Excel tersebut dan klik Open.
- Word akan menampilkan kotak dialog Confirm Data Source. Centang kotak Show all sehingga tampilannya akan seperti ini.

- Selanjutnya pilih MS Excel Worksheets via DDE (lihat contoh gambar di atas) dan klik OK.
- Klik OK untuk menutup kotak dialog.

- Kemudian taruh kursor di posisi untuk data source mail merge. Pada tutorial ini, kursor diletakkan di samping tulisan Angka A. Kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Angka_A.

- Lakukan hal yang sama pada Angka B dan Angka C. Sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.

- Klik tombol Preview Results.



- Tampilan angka di dokumen utama mail merge Word akan lengkap dengan format angkanya seperti di Excel.




Sekian tutorial kali ini tentang mail merge, Jika anda ingin mengetahui cara memunculkan gambar dengan mail merge silahkan kunjungi postingan saya berikut.

Mail Merge

  Pada Postingan Kali ini Saya Akan Menjelaskan Tentang Mail Merge Yang Fungsinya Untuk Membuat Database Dokumen Sehingga Memudahkan Kita Untuk Membuat Surat Yang Banyak Namun Cukup Membuat 1 Surat, Nama Dan Alamat Yang Berbeda Untuk Tiap Para Undangan.

- Buka File Word Yang Sudah Berbentuk Surat
- Klik menu bar Mailling 
- Klik Start Mail Merge 
- Pilih Letters
 

- Kemudian kita Klik Select Recipients
- Pilih Type New List

 

- Kemudian akan muncul Windows seperti dibawah :

 

- Kemudian klik tombol “Customize Columns…”Untuk membuat kolom yang diinginkan, misal ingin membuat kolom nama dan alamat 
- Klik tombol “Customize Columns…”, akan muncul kotak dialog seperti di bawah,

- Hapus semua field yang ada satu per satu, dengan cara klik tombol “Delete”, dan akan muncul dialog pertanyaan seperti dibawah,

 

- Lakukan hal tersebut hingga field kosong.

- Kemudian untuk mengisikan field “Nama” dan “Alamat”, klik tombol “Add”.

- Dan seterusnya hingga field “Alamat”, dan klik OK

- Maka akan muncul dialog seperti dibawah,

- Lalu isikan data atau nama dan alamat orang yang akan kita undang, pilih “New Entry” (sebanyak kebutuhan kita), lalu klik OK

- Kemudian simpan data yang sudah kita input, dengan nama terserah anda.

- Posisikan kursor kita di tempat yang akan kita isikan nama penerima dan alamat, lalu klik tombol “Insert Merge Field”, pilih “Nama”, dan pilih “Alamat” untuk isian alamat, maka akan muncul otomatis seperti terlihat gambar dibawah,

- Kemudian untuk menampilkan data, Klik tombol “Preview Result”.

- Maksud angka satu adalah, merupakan data ke-1, dan untuk melihat berikutnya, klik tombok Next.

Sekian Postingan Dari Saya Tentang MailMerge (Langsung Di Word), Jika Anda Ingin Mail Merge Dengan File Database Yang Terpisah Dengan Word Silahkan Kunjungi Di Postingan Berikut.